ILIAS ist mit verschiedenen Systemen der Universität zu Köln verbunden. Eines davon ist KLIPS. Die Verbindung von ILIAS und KLIPS ermöglicht einen automatisierten Transfer Ihrer in KLIPS erstellten Veranstaltungen zu einem ILIAS-Kurs. Diese KLIPS/ILIAS-Schnittstelle legt entsprechend der in KLIPS vorliegenden Baumstruktur in ILIAS Kurshüllen an und überträgt in einer nächtlichen Synchronisation Dozierende, ILIAS-Verantwortliche und Teilnehmende. Kurstitel und Lehrveranstaltungsnummer werden ebenfalls übertragen. Anleitungen, wie Sie Ihre Lehrveranstaltungen in KLIPS anlegen, finden Sie in der Online-Hilfe von KLIPS: „Online-Hilfe Lehrende“. Wenn Sie bei der Kurserstellung Hilfe benötigen, wenden Sie sich an den KLIPS-Support.

Die Kurse für das kommende Semester erscheinen ca. 6 Wochen vor Beginn der Vorlesungszeit in ILIAS.

Alle Personen, die in KLIPS als Vortragende für eine Lehrveranstaltung eingetragen sind, werden automatisch ILIAS-Kursadministrator*in. Gleichzeitig können Sie weitere Personen als Betreuende eintragen. Sowohl Vortragende als auch Betreuende werden in ILIAS zu Kursadministrator*innen. Der Abgleich erfolgt mit der in KLIPS hinterlegten E-Mail-Adresse. Wenn keine E-Mail-Adresse eingetragen ist, werden Sie nicht übertragen. Wenn Sie (durch eine andere Person) händisch als Admin dem Kurs hinzugefügt werden, werden Sie durch die Synchronisation wieder entfernt, da die Schnittstelle nicht die passende E-Mail-Adresse in dem KLIPS-Kurs findet. Tragen Sie Ihre E-Mail-Adresse in KLIPS nach.

Wenn Sie Ihre Tutor*innen als Tutor*innen und nicht als Kursadministratoren einfügen möchten, so können Sie dies in ILIAS über den Reiter „Mitglieder“ vornehmen (s. 2.5 „Tutor*innen festlegen und der Unterschied zwischen KLIPS und ILIAS Tutor*innen“).

Hinweis: Wenn Sie einen KLIPS-Kurs anlegen und für Vortragende oder Betreuende bei Lehrverpflichtung den Wert „0 SWS“ eingeben, werden die Administrator*innen nicht nach ILIAS übertragen. Denn 0 SWS bedeuten keine Lehrverpflichtung innerhalb dieser Veranstaltung. Es reicht, wenn Sie unter SWS eine "0,01" eingeben. Die Schnittstelle arbeitet übrigens mit der in KLIPS eingetragenen E-Mail-Adresse. Wenn Sie also Vortragende oder Betreuende hinzufügen, die in KLIPS Ihre E-Mail-Adresse nicht eingetragen haben, werden diese ebenfalls nicht nach ILIAS übertragen.

Hilfen zu den Einstellungen in KLIPS finden Sie in der Online-Hilfe von KLIPS: „Online-Hilfe Lehrende“. Wenn Sie nicht wissen, wie Sie die Veränderungen in KLIPS vornehmen können, wenden Sie sich bitte an den KLIPS-Support.

Wenn Sie einer Lehrveranstaltung neben den Lehrenden noch ILIAS-Tutor*innen zuordnen möchten, dann können (und müssen) Sie dies direkt in ILIAS machen. In KLIPS hinzugefügte Betreunde/Verantwortliche werden als Administrator*innen in den ILIAS-Kurs übertragen. Die Administrator*innen einen Kurses haben alle die gleichen, sprich volle Rechte. Die Rolle Tutor*in in ILIAS darf standartmäßig nichts im Kurs löschen, aber z.B. Dokumente hinzufügen, Tests erstellen, Lernmodule erstellen und bearbeiten. 

Um ILIAS-Tutor*innen hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1: ILIAS-Tutor*innen können Sie direkt in Ihrem ILIAS-Kurs hinzufügen.
Schritt 2: Rufen Sie Ihren Kurs auf und öffnen Sie den Reiter "Mitglieder".
Schritt 3: Geben Sie in das Texteingabefeld "Benutzer" den Benutzernamen ein.
Schritt 4: Wählen Sie im Auswahlmenü rechts neben dem Suchfeld "Kurstutor" aus.
Schritt 5: Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen".
 
Um Sie Schritt für Schritt anzuleiten, haben wir Ihnen ein Handout erstellt. Hier erfahren Sie nicht nur, wie Sie ILIAS-Tutor*innen hinzufügen können, sondern auch, worin die Unterschiede zwischen Administrator*innen und Tutor*innen liegt. Sie finden unser Handout „CCE-Handout Kursmanagement und ILIAS-KLIPS-Schnittstelle“ in unserer Rubrik "Kursadministration" (Link öffnet ein separates Fenster). 

Die Studierendenkonten von Erstsemestern werden erst zum offiziellen Beginn des Studiums aktiv. Für das SoSe ist das der 01. April, für das WiSe der 01.Oktober. Leider werden Sie somit auch erst nach dem Semesterstart durch KLIPS übertragen. Erst dann werden Sie automatisch als Mitglied desILIAS-Kurses hinzugefügt. Ab dem 1.4. (SoSe) & 1.10 (WiSE) erscheinen Ihre Kurse unter Arbeitsraum-->Meine Kurse und Gruppen.

Leider werden Änderungen in KLIPS nicht sofort in ILIAS sichtbar. Die Synchronisation erfolgt erst über die Nacht verteilt. Wir haben keinen Einblick darüber WANN welcher Kurs synchronisiert wird. Zu Beginn des Semesters kann der komplette Abgleich hierbei bis in die Morgenstunden dauern. Wenn Änderungen oder Belegungen nach 18:00 erfolgen kann es sein, dass die Schnittstelle an diesem Kurs schon vorbei war. Die Änderungen werden dann erst in der zweiten Nacht sichtbar. Aktualisierungen VOR 18:00 in KLIPS sind in der Regel am nächsten Tag in ILIAS sichtbar. Sehr selten steigt die Schnittstelle nachts aus und Änderungen werden dann erst in der zweiten Nacht sichtbar.

Gruppen, die Sie in der KLIPS-Lehrveranstaltung erstellen, werden auch so im ILIAS-Kurs abgebildet. Hinweis: Die Standardgruppe wird nicht als Gruppe angelegt, sondern aus ihr wird der ILIAS-Kurs. Sie legen also innerhalb ihrer Lehrveranstaltung in KLIPS weitere Gruppen an. Die Studierenden geben während der Anmeldung zur Lehrveranstaltung an, welche Gruppe bevorzugt werden soll. Innerhalb eines Reihungsverfahren werden in KLIPS dann die Studierenden einer Gruppe zugewiesen. Anleitungen zur Erstellung von Gruppen und für das Eintragen von Gruppen-Administrator*innen bzw. Tutor*innen finden in der Online-Hilfe von KLIPS: „Online-Hilfe Lehrende“. Wenn Sie Hilfe benötigen, wenden Sie sich an den KLIPS-Support.


Beachten Sie bitte, dass Sie keine Sonderzeichen wie „<, >, #, \, `,´ oder &“ für die Gruppennamen verwenden. Dies kann zu Problemen während des Transfers führen.

Nachdem Ihre Gruppen in ILIAS angelegt wurden, sollten Sie den Gruppennamen in KLIPS nicht mehr ändern. Eine Änderung im Gruppennamen ist technisch so, als würden Sie eine gänzlich neue Gruppe anlegen. Ihre alten Gruppen in ILIAS werden also nicht automatisch umbenannt, sondern es erscheinen neue Gruppen.

Bitte löschen Sie die automatisch erstellen Gruppen in ILIAS nicht händisch. Solange in KLIPS und in der Schnittstelle diese Gruppen angelegt sind, werden die Gruppen immer wieder neu erstellt. Bei umfangreichen Löschoperationen wurden Gruppen schon mehrfach neu angelegt. Auch ist es bereits vorgekommen, dass der Abgleich innerhalb der Gruppen nicht mehr korrekt durchgeführt werden konnte. Neben doppelten Gruppen kam es so auch zu doppelten Mitgliedschaften. Wenn Sie in KLIPS fälschlicherweise oder zu viele Gruppen erstellt haben, dann ändern sie erst die Einstellungen in KLIPS und senden einen Hinweis an unser Helpdesk. Wir werden dann den Prozess technisch Überwachung, so dass es zu keinen Fehlern in der Schnittstelle kommt.

Alternativ ist es möglich, die Gruppen erst in ILIAS anzulegen. Dies eignet sich vor allem dann, wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt in Ihrer Lehrveranstaltung eine Teamarbeit der Studierenden unterstützen möchten und die Mitglieder der jeweiligen Gruppen bereits feststehen. Mehr zum Thema Gruppen, auch bezüglich der Unterschiede zwischen einer KLIPS- und einer ILIAS-Gruppe, erfahren Sie im "CCE Handout ILIAS Gruppe" (Link öffnet ein separates Fenster).

Alle Kurse, die aus KLIPS erstellt werden, sind offline und müssen von Ihnen online geschaltet werden. Solange der ILIAS-Kurs offline ist, können die Studierenden diese weder in ihrem Persönlichen Schreibtisch sehen noch über die Suchfunktion finden. Um einen Kurs in ILIAS online zu stellen, gehen Sie im Kurs in das Register „Einstellungen“ und setzen Sie dort bei „Online“ ein Häkchen.

Neben den semesterabhängigen Bereich in ILIAS existiert noch ein semesterunabhängiger Bereich. In diesem können Sie aufwändige Kursszenarien realisieren oder Lehrveranstaltung unabhängig des Semesterzyklus veranstalten. Die unabhängigen Bereiche werden von den Fakultäten verwaltet. Ihre Ansprechpartner*innen können Sie der folgenden Auflistung entnehmen:

Bitte wenden Sie sich an Daniel Konrath. Herr Konrath ist für den semesterunabhängigen Bereich der humanwissenschaftlichen Fakultät verantwortlich. Sie erreichen Ihn per Telefon: 0221 470-4777 oder per Mail: Daniel.Konrath@Uni-koeln.de

Bitte wenden Sie sich an Birger Reiß. Herr Reiß ist für den semesterunabhängigen Bereich der medizinischen Fakultät verantwortlich. Sie erreichen Ihn per Telefon: 0221 478-32664 oder per Mail: birger.reiss@uk-koeln.de

Bitte wenden Sie sich an Martin Boenigk. Herr Boenigk ist für den semesterunabhängigen Bereich der rechtswissenschaftlichen Fakultät verantwortlich. Sie erreichen Ihn per Telefon: 0221 470-1513 oder per Mail: martin.boenigk@uni-koeln.de

Bitte wenden Sie sich an Dr. Tilmann Ochs. Herr Ochs ist für den semesterunabhängigen Bereich der philosophischen Fakultät verantwortlich. Sie erreichen Ihn per Telefon: 0221 470-6815 oder per Mail: Ochs@Uni-koeln.de

Bitte wenden Sie sich an den WiSo IT-Service. Da es hier mehrere Administratoren für den semesterunabhängigen Bereich der wirtschafts- und sozialwissenschaftlichen Fakultät gibt, geben wir hier Ihnen die übergeordneten Kontaktdaten des Supportes Telefon: 0221/ 470 - 6631 oder Mail: support@wiso.uni-koeln.de

In diesem Bereich gibt es für die jeweiligen Departments unterschiedliche Ansprechpartner*innen. Bitte schreiben Sie eine E-Mail an das ilias-helpdesk@uni-koeln.de mit der Angabe, zu welchen Department Sie gehören. Hilfreich ist es dabei auch, wenn Sie angeben, WO in ILIAS ihre Kategorie oder Ihr Kurs liegen soll. Wir ermitteln dann Ihre jeweiligen Ansprechpartner.

Der Bereich Projekte wird durch das CCE betreut. Anfragen richten Sie an: ilias-helpdesk@uni-koeln.de

Das Mitgliedermanagement erfolgt über KLIPS. Die Studierenden belegen die Lehrveranstaltung in KLIPS. Nach der Zulassung erscheinen die Studierenden in KLIPS auf der Teilnehmendenliste (Fixplätze, Gruppe: Standardgruppe) im ILIAS-Kurs.  Personen auf der Warteliste werden nicht übertragen. Abgemeldete Personen erscheinen in KLIPS auf der Liste „Abmeldungen“ und werden dann aus dem ILIAS-Kurs entfernt.

Wenn ein Studierender mit einem Fixplatz nicht im ILIAS-Kurs erscheint (z.B. vor ein paar Minuten erst in KLIPS einen Fixplatz erhalten), dann können Sie die Studierenden auch händisch dem ILIAS-Kurs hinzufügen. Solange sich der Status nicht zu Abgemeldet ändert bleiben die Studierenden im ILIAS-Kurs.

Wenn Sie möchten, dass ein Studierender mit Belegwunsch in ILIAS erscheint, so geben Sie diese Studierenden einen Fixplatz in KLIPS.  

Die Schnittstelle soll abgemeldete Studierende entfernen. Wenn Sie die Studierenden händisch dem ILIAS-Kurs hinzufügen werden diese immer wieder über Nacht aus dem Kurs entfernt. Solange der Status in KLIPS auf Abgemeldet steht kann der Studierende nicht im ILIAS-Kurs bleiben. Hier muss entweder KLIPS bereinigt werden oder der komplette ILIAS-Kurs von der Schnittstelle getrennt werden.

Sie haben Gäste, die Ihre Lehrveranstaltung nicht über KLIPS belegen? Dann fügen Sie diese direkt händisch dem ILIAS-Kurs hinzu. Solange ein Kursmitglied nicht in KLIPS den Status „abgemeldet“ hat, bleiben diese Personen im Kurs.

Schritt 1: Rufen Sie Ihren Kurs auf und öffnen Sie den Reiter „Mitglieder“.

Schritt 2: Geben Sie in das Texteingabefeld „Benutzer“ den Benutzernamen ein.

Schritt 3: Wählen Sie im Auswahlmenü rechts neben dem Suchfeld „Kursmitglied“ aus.

Schritt 4: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“.

Der semesterunabhängige Bereich ist nicht über die Schnittstelle mit KLIPS verbunden. Alle Kursmitglieder müssen Sie daher händisch einpflegen, gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1: Rufen Sie Ihren Kurs auf und öffnen Sie den Reiter „Mitglieder“.

Schritt 2: Geben Sie in das Texteingabefeld „Benutzer“ den Benutzernamen ein.

Schritt 3: Wählen Sie im Auswahlmenü rechts neben dem Suchfeld „Kursmitglied“ aus.

Schritt 4: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“.